Seite 1 bis 9 von 18MUSTERErfundener Betrieb
Nordlicht Großhandel GmbH
Sanitär- und Heizungsbedarf, 85 Mitarbeiter, ein Standort. Erfundener Musterbetrieb, kein Kundenprojekt.
- Interviews
- 6
- Belege geprüft
- 90
- Systeme
- 4
- Dauer
- 10 Tage
Zusammenfassung für die Geschäftsführung
Nordlicht kann rund 1.170 Stunden im Jahr aus dem Innendienst zurückholen. Drei Projekte für zusammen 26.000 € rechnen sich nach etwa 6 Monaten.
- Ersparnis pro Jahr
- ≈ 49.200 € gerechnet mit 42 €/Std.
- Investition, Festpreis
- 26.000 € 3 Projekte, einzeln buchbar
- Hat sich bezahlt nach
- ≈ 6 Monaten danach ca. 90 bis 150 € netto im Monat an Anbieter
Was wir untersucht haben
Auftragseingang, Artikelpflege und Kundenanfragen, dazu ein Blick auf IT-Sicherheit und KI-Nutzung im Team. 6 Gespräche mit Innendienst, Einkauf und Geschäftsführung, 90 Belege aus dem März, Zugriff auf ERP, Shop, Postfach und Buchhaltung.
Was wir gefunden haben
11 Befunde, 2 davon dringend. Der Innendienst verbringt rund ein Drittel seiner Zeit mit Abtippen und Abgleichen, dort entstehen fast alle Fehler. Eine Sicherheitslücke im Postfach lässt sich in einer Stunde schließen. ERP und Buchhaltung sind gut aufgestellt.
Rangfolge der Hebel
| Hebel | Ersparnis/Jahr | Festpreis | Bezahlt nach | Empfehlung |
|---|---|---|---|---|
| 1 Bestellungen ins ERP | 32.500 € | 12.500 € | 5 Monate | JETZT |
| 2 Kundenanfragen vorsortieren | 9.700 € | 7.500 € | 9 Monate | DANACH |
| 3 Lieferantenlisten einlesen | 7.000 € | 6.000 € | 10 Monate | DANACH |
| × Chatbot auf der Website | unter 2.000 € | – | – | NEIN |
- Im November mit Hebel 1 starten, 4 Wochen.
- Nach dem ersten Monat im Betrieb entscheiden Sie über Hebel 2 und 3.
- Den Chatbot nicht bauen.
Das Ziel ist Entlastung, nicht Stellenabbau. Der Innendienst prüft künftig Ausnahmen, statt abzutippen, und hat wieder Zeit für Kunden. Die offene Stelle müssen Sie vorerst nicht besetzen.
Ausgangslage
Rund 60 % der Bestellungen kommen als PDF oder Freitext per Mail. Drei Mitarbeiterinnen im Innendienst übertragen sie ins ERP. Lieferanten schicken Preislisten als Excel in jeweils eigenem Format. Kundenanfragen landen in einem gemeinsamen Postfach.
- Bestellungen pro Tag
- ≈ 140
- davon per Mail/PDF
- 60 %
- Minuten pro Bestellung
- 9
- Fehler bei Übertragung
- 3,8 %
Eine Bestellung heute, Schritt für Schritt
- 1Mail im Sammelpostfach öffnen, Kunde zuordnenHAND1 Min.
- 2PDF lesen, Artikelnummern im ERP suchenHAND4 Min.
- 3Preise und Staffeln mit Kundenkondition vergleichenHAND2 Min.
- 4Auftrag anlegen, Lieferdatum prüfenERP1,5 Min.
- 5Auftragsbestätigung verschickenERP0,5 Min.
Pro Bestellung9 Min.
Was wir gefunden haben
Jeder Befund mit Beleg. Nicht alles ist ein Problem: Was gut läuft, steht auch hier, damit Sie dort kein Geld ausgeben.
- STOP2 dringend
- HOLD4 kosten Zeit
- INFO3 zum Wissen
- FREI2 laufen gut
- STOPAuftragseingang84 Bestellungen am Tag werden abgetipptBeleg: 30 von 30 geprüften PDF-Bestellungen≈ 1.100 Std./Jahr
- STOPIT-SicherheitSammelpostfach mit geteiltem Passwort, ohne Zwei-FaktorBeleg: Gespräch mit der IT, Admin-KonsoleSofort beheben
- HOLDAuftragseingang3,8 % ÜbertragungsfehlerBeleg: 41 Reklamationen im Quartal, 17 davon TippfehlerNacharbeit, Ärger
- HOLDKundenanfragenAnfragen warten im Schnitt 1,6 TageBeleg: Auswertung Sammelpostfach, März≈ 460 Std./Jahr
- HOLDArtikelpflege14 Lieferantenformate, Preise bis 3 Wochen altBeleg: Preisvergleich bei 50 Artikeln≈ 280 Std./Jahr
- HOLDPersonalStelle im Innendienst seit 7 Monaten offenBeleg: Gespräch mit der GeschäftsführungÜberstunden
- INFOStammdaten9 % Dubletten im ArtikelstammBeleg: Abgleich von 12.400 ArtikelnVor Hebel 3 klären
- INFOKI im Team4 von 11 nutzen ChatGPT privat, ohne RegelnBeleg: Anonyme Umfrage im InnendienstRegeln, Workshop
- INFOWebsiteUnter 10 Anfragen am Tag über die WebsiteBeleg: Statistik der letzten 3 MonateKein Chatbot
- FREIERPSchnittstelle vorhanden und dokumentiertBeleg: Test mit LesezugangBasis für Hebel 1
- FREIBuchhaltungBelege laufen automatisch in die BuchhaltungBeleg: Stichprobe von 20 BelegenKein Bedarf
Sofort machbar, ohne Projekt
Drei Dinge, die Nordlicht selbst erledigen kann. Dafür braucht es uns nicht.
- Zwei-Faktor fürs Sammelpostfach einschalten
Schließt den dringendsten Befund. Die IT braucht dafür etwa eine Stunde.
- Eine Seite KI-Regeln für das Team
Was darf in ChatGPT, was nicht. Eine Vorlage liegt dem Bericht bei.
- Textvorlagen für die 5 häufigsten Anfragen
Lieferzeit, Rückruf, Ersatzteil, Rechnungskopie, Abholung. Spart sofort Zeit.
Die Hebel im Vergleich
Jeder Ablauf, den wir angesehen haben, eingeordnet nach Nutzen und Aufwand. Oben links lohnt es sich zuerst.
- 1Bestellungen ins ERPMail und PDF, automatisch angelegt32.500 €
- 2Kundenanfragen vorsortierenAntwortentwurf mit Bestand9.700 €
- 3Lieferantenlisten einlesenJedes Format einmal angelernt7.000 €
- ×Chatbot auf der WebsiteUnter 10 Anfragen am Tag, lohnt nichtNein
Hebel 1 im Detail
HEBEL 1 · BestellungenPriorität 1
Bestellungen aus Mail und PDF automatisch ins ERP
KI liest die Bestellung, gleicht Artikel und Preise mit dem ERP ab und legt den Auftrag an. Unklare Fälle landen mit Hinweis beim Innendienst. Ein Mensch bleibt für die Ausnahmen zuständig.
HANDHeute
- 9 Minuten pro Bestellung
- 3 Personen je 8 Std. pro Woche
- 3,8 % Übertragungsfehler
AUTODanach
- 7 von 10 Bestellungen ohne Abtippen
- Rest als Prüffall mit Vorschlag
- Preisabweichungen werden markiert
3 Personen × 8 Std./Woche × 46 Wochen = 1.104 Std.
× 70 % automatisierbar = 773 Std. × 42 € = 32.466 €
Den Anteil von 70 % haben wir an 30 Bestellungen aus dem März geprüft: 21 hätte das System vollständig richtig angelegt.
- Ersparnis pro Jahr
- ≈ 32.500 €
- Festpreis
- 12.500 €
- Dauer
- 4 Wochen
- Bezahlt nach
- ≈ 5 Monaten
Systeme
Sammelpostfach, ERP über die vorhandene Schnittstelle, KI-Modell in der EU.
Risiken
Faxe mit Handschrift lassen sich nur teilweise lesen. Die bleiben vorerst beim Menschen.
Datenschutz, EU AI Act
Vorgesehen: Verarbeitung in der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Einordnung nach EU AI Act prüfen wir je Hebel.
Hebel 2 und 3
Kleiner als Hebel 1, aber schnell umgesetzt. Beide lassen sich unabhängig voneinander beauftragen.
HEBEL 2 · AnfragenPriorität 2
Kundenanfragen vorsortieren und Antworten vorbereiten
KI ordnet jede Anfrage einem Thema zu, holt Bestand und Lieferzeit aus dem ERP und schreibt einen Entwurf. Ein Mensch prüft und sendet.
2 Pers. × 5 Std. × 46 Wo. = 460 Std. × 50 % × 42 € = 9.660 €
- Ersparnis
- ≈ 9.700 €
- Festpreis
- 7.500 €
- Dauer
- 3 Wochen
HEBEL 3 · ArtikelPriorität 3
Lieferantenlisten automatisch einlesen
Jedes Lieferantenformat wird einmal angelernt. Neue Preise landen geprüft im ERP, Abweichungen als Liste. Vorher Dubletten bereinigen.
1 Pers. × 6 Std. × 46 Wo. = 276 Std. × 60 % × 42 € = 6.972 €
- Ersparnis
- ≈ 7.000 €
- Festpreis
- 6.000 €
- Dauer
- 2 Wochen